اجاره تجهیزات نمایشگاهی

فرآیند اجاره تجهیزات غرفه چگونه انجام می‌شود؟

اجاره تجهیزات غرفه و فرایند آن معمولا به‌گونه‌ای جلو می رود که کمترین زحمت را برای غرفه‌دار ایجاد کند. این روند از لحظه اعلام نیاز شروع می‌شود و تا پایان نمایشگاه ادامه دارد، به‌طوری که مسئولیت‌های فنی و لُجستیکی تا حد زیادی از دوش صاحبانِ کسب‌وکار برداشته می‌شود؛ مراحل زیر تصویر روشنی از این مسیر ارائه می‌دهند:

1. ثبت درخواست اجاره: در این مرحله، نوع نمایشگاه، متراژ غرفه و تجهیزات مورد نیاز مشخص خواهد شد تا امکان بررسی موجودی و پیشنهاد مناسب فراهم شود.
2. رزرو تجهیزات برای تاریخ مشخص: پس از نهایی شدن اقلام، تجهیزات برای بازه زمانی نمایشگاه رزرو می‌شوند تا در تاریخ مورد نظر در دسترس باشند.
3. تحویل تجهیزات: تجهیزات طبق هماهنگی انجام‌شده، در محل نمایشگاه یا از انبار شرکت اجاره‌دهنده تحویل داده می‌شوند.
4. بازگشت و تسویه پس از پایان نمایشگاه: بعد از جمع‌آوری تجهیزات، بررسی سلامت اقلام انجام خواهد شد و تسویه نهایی مطابق قرارداد صورت می‌گیرد.

چه تجهیزاتی در غرفه قابل اجاره هستند؟

در اجاره تجهیزات غرفه، انتخاب تجهیزات صرفا به پر کردن فضا محدود نمی‌شود، بلکه هر آیتم نقشی مشخص در تجربه مخاطب و عملکرد غرفه دارد. بسته به نوع فعالیت، هدف حضور در نمایشگاه و میزان فضایی که در اختیار دارید، می‌توان ترکیبی از تجهیزات مختلف را کنار هم قرار داد تا غرفه هم کاربردی باشد و هم منظم و دعوت‌کننده؛ شناخت دسته‌بندی این تجهیزات کمک می‌کند انتخاب‌ها هدفمندتر و متناسب با نیاز واقعی غرفه انجام شود.

• تجهیزات مبلمان غرفه: شامل اقلامی جهت نشستن، گفتگو و تعامل به عنوان پایه اصلی چیدمان غرفه.
• میز و صندلی: مناسب جلسات کوتاه، مذاکره، ثبت سفارش یا پذیرایی از بازدیدکنندگان.
• کانتر و میز پذیرش: نقطه شروع ارتباط با مخاطب و محل پاسخ‌گویی، ثبت اطلاعات یا معرفی اولیه برند.
• استند و ویترین: جهت نمایش هدفمند محصولات، بروشورها یا اطلاعات کلیدی برند.
• تجهیزات نمایش و ارائه: ابزارهای انتقال مستقیم و قابل‌فهم پیام برند به مخاطب.
• نمایشگر و تجهیزات تصویری: شامل تلویزیون، مانیتور یا ویدئو وال جهت نمایش محتوای دیجیتال و پویا.
• تجهیزات صوتی: فراهم‌سازی امکان پخش صدا، ارائه و اجرای زنده در فضای غرفه.
• تجهیزات نور و برق: تامین نورپردازی عمومی و موضعی همراه با ایجاد زیرساخت برق برای تکمیل جلوه بصری غرفه.
• پروژکتور و نورهای دکوراتیو: برای تاکید روی محصولات، لوگو یا بخش‌های خاص غرفه.
• کف‌سازی موقت غرفه: ایجاد سطوح و کف‌پوش‌های موقت با هدف تفکیک فضا و ایجاد نظم در غرفه.
• پارتیشن و جداکننده فضا: مناسب تفکیک بخش مذاکره، انبار یا فضای نیمه‌خصوصی داخل غرفه.
• قفسه و فضای نگهداری: برای نگهداری اقلام اضافی، کاتالوگ‌ها یا تجهیزات پشت‌صحنه غرفه.
• تجهیزات جانبی و پشتیبانی: اقلامی مانند سطل زباله، آویز، پایه بروشور یا تجهیزات کوچک اما ضروری.
• تجهیزات سرمایشی و گرمایشی موقت: جهت حفظ راحتی غرفه‌داران و مخاطبان در شرایط خاص محیطی.
• تجهیزات ایمنی و نظم‌دهی: شامل علائم راهنما، پایه‌های هدایت صف یا تجهیزات ایمنی ساده.

اجاره تجهیزات غرفه با چه شرایطی انجام می‌شود؟

هر اجاره‌ای، فارغ از نوع تجهیز یا مدت زمان استفاده، بر اساس مجموعه‌ای از شرایط مشخص انجام می‌شود که چارچوب همکاری بین غرفه‌دار و شرکت ارائه‌دهنده خدمات را تعیین می‌کند. شناخت این شرایط کمک می‌کند فرآیند اجاره شفاف‌تر پیش برود و انتخاب تجهیزات با در نظر گرفتن محدودیت‌ها و امکانات واقعی انجام شود.

شرایط استفاده از تجهیزات

تجهیزات اجاره‌ای باید مطابق دستورالعمل‌های اعلام‌شده توسط شرکت ارائه‌دهنده خدمات مورد استفاده قرار گیرند. استفاده خارج از کاربری تعریف‌شده یا وارد شدن آسیب‌هایی که در چارچوب استفاده متعارف قرار نمی‌گیرند، می‌تواند هزینه‌های اضافی به همراه داشته باشد؛ به همین دلیل، توجه به نحوه استفاده از تجهیزات و رعایت اصول نگهداری، بخش مهمی از فرآیند اجاره به‌حساب می‌آید و مستقیما بر مراحل بعدی، از جمله تحویل و تسویه، تاثیر می‌گذارد.

تعداد مجاز تجهیزات در هر اجاره

تعیین تعداد تجهیزات قابل اجاره، به‌صورت یک عدد ثابت و یکسان برای همه غرفه‌ها در نظر گرفته نمی‌شود. این موضوع به عواملی مانند نوع نمایشگاه، متراژ غرفه، نوع تجهیزات مورد نیاز و موجودی شرکت اجاره‌دهنده بستگی دارد؛ در همین چارچوب، محدودیت‌های حداقلی و حداکثری تعریف خواهند شد تا هم نیاز غرفه‌دار پوشش داده شود و هم امکان مدیریت موجودی فراهم باشد.

• حداقل تعداد تجهیزات: برخی تجهیزات تنها در قالب حداقل تعداد مشخص اجاره داده می‌شوند؛ برای مثال اقلامی که به‌صورت ست یا مجموعه کاربرد دارند و اجاره تکی آن‌ها منطقی نیست.
• حداکثر تعداد تجهیزات: سقف تعداد قابل اجاره برای هر تجهیز بر اساس ظرفیت انبار، حجم تقاضا و اولویت رزروها تعیین می‌شود و در زمان‌های پرترافیک نمایشگاهی می‌تواند محدودتر باشد.

قیمت‌گذاری اجاره تجهیزات غرفه چگونه تعیین می‌شود؟

قیمت اجاره تجهیزات غرفه عددی ثابت و یکسان برای همه پروژه‌ها نیست و به عوامل مختلفی بستگی دارد. نوع تجهیزات، مدت زمان استفاده و خدمات جانبی همگی در تعیین هزینه نهایی نقش دارند. درک این مولفه‌ها کمک می‌کند غرفه‌دار پیش از تصمیم‌گیری، برآورد مالی دقیق‌تری داشته باشد. هزینه اجاره تجهیزات غرفه بر اساس چند عامل مشخص محاسبه و معمولا پیش از نهایی شدن قرارداد به‌صورت شفاف اعلام می‌شود:

• قیمت پایه اجاره هر کدام از تجهیزات: هر تجهیز، نرخ مشخصی برای بازه زمانی استاندارد نمایشگاه دارد.
•  هزینه‌های جانبی: هزینه‌هایی مانند حمل‌ونقل، نصب و جمع‌آوری ممکن است جداگانه محاسبه شوند.
• لحاظ شدن یا نشدن مالیات در قیمت‌ها: بسته به شرکت ارائه‌دهنده خدمات، مالیات ممکن است در قیمت نهایی لحاظ یا به‌صورت جداگانه محاسبه شود.
• واحد پولی و نحوه اعلام قیمت: قیمت‌ها معمولا به ریال یا تومان و برای کل دوره نمایشگاه اعلام خواهند شد، نه به‌صورت روزانه.

مدت زمان اجاره تجهیزات غرفه چگونه مشخص می‌شود؟

با توجه به حساسیت زمان در فضای نمایشگاهی و اثر مستقیم آن بر هزینه و اجرا، چارچوب اجاره تجهیزات باید به‌گونه‌ای تعریف شود که هم برنامه‌ریزی غرفه‌دار را پوشش دهد و هم هماهنگی‌های اجرایی بدون فشار زمانی پیش برود:

مدت مجاز استفاده از تجهیزات

مدت زمانی که تجهیزات در اختیار غرفه‌دار قرار می‌گیرند، صرفا به روزهای برگزاری نمایشگاه محدود نمی‌شود و معمولا بازه‌ای کامل‌تر را در بر می‌گیرد؛ بازه‌ای که هم امکان آماده‌سازی غرفه را فراهم می‌کند و هم جمع‌آوری تجهیزات پس از پایان رویداد را پوشش می‌دهد؛ به همین دلیل، تاریخ‌های شروع و پایان اجاره به‌گونه‌ای تعریف خواهند شد که فرآیند اجرایی غرفه بدون فشار زمانی انجام شود:

• تاریخ شروع اجاره: اغلب از روز قبل از افتتاح نمایشگاه جهت آماده‌سازی غرفه محاسبه می‌شود.
• تاریخ پایان اجاره: بعد از پایان نمایشگاه و جمع‌آوری تجهیزات خاتمه می‌یابد.

حداقل زمان لازم برای رزرو پیش از تحویل

از آنجایی که تجهیزات اجاره‌ای بر اساس موجودی و اولویت درخواست‌ها تخصیص داده می‌شوند، زمان ثبت رزرو نقش مهمی در در دسترس بودن گزینه‌های موردنظر دارد؛ هرچه رزرو زودتر انجام شود، امکان انتخاب تجهیزات متناسب‌تر و هماهنگی بهتر جهت تحویل و نصب فراهم خواهد بود.

• توصیه می‌کنیم رزرو تجهیزات چند روز تا چند هفته پیش از نمایشگاه انجام شود، مخصوصا در رویدادهای شلوغ.

انتخاب تجهیزات اجاره‌ای متناسب با نوع غرفه و کسب‌وکار

انتخاب تجهیزات اجاره‌ای زمانی به تصمیمی دقیق و قابل دفاع تبدیل می‌شود که هم هدف حضور برند در نمایشگاه و هم ظرفیت واقعی فضای غرفه به‌صورت هم‌زمان سنجیده شود و تفاوت این دو زاویه نگاه کنار هم قرار بگیرند؛ همان‌طور که در جدول زیر قابل مشاهده است:

تجهیزات اجاره‌ای چگونه و از کجا تحویل داده می‌شوند؟

نحوه تحویل تجهیزات، بخش مهمی از تجربه اجاره تجهیزات غرفه است که اغلب نادیده گرفته می‌شود. دانستن اینکه تجهیزات از چه مسیری و با چه سطحی از پشتیبانی تحویل داده می‌شوند، به غرفه‌دار کمک خواهد کرد تا برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای روزهای قبل و حین نمایشگاه داشته باشد؛ در ادامه به روش‌های متداول تحویل و پشتیبانی پرداخته‌ایم.

تحویل تجهیزات در محل نمایشگاه

در این روش، تجهیزات اجاره‌ای در محل برگزاری نمایشگاه و در زمان هماهنگ‌شده تحویل غرفه‌دار می‌شوند. این شیوه بیشتر برای کسب‌وکارهایی مناسب به‌نظر می‌رسد که ترجیح می‌دهند درگیر حمل‌ونقل و جزئیات اجرایی نشوند و تمرکز خود را روی آماده‌سازی محتوا و تعامل با مخاطبان بگذارند. تحویل در محل نمایشگاه معمولا همراه با نصب اولیه انجام می‌شود و ریسک تاخیر یا آسیب در جابه‌جایی را به حداقل می‌رساند.

تحویل از انبار شرکت اجاره‌دهنده

برخی غرفه‌داران ترجیح می‌دهند تجهیزات را مستقیما از انبار شرکت اجاره‌دهنده دریافت کنند. این گزینه برای مجموعه‌هایی کاربرد دارد که تیم اجرایی یا امکان حمل‌ونقل مستقل دارند و می‌خواهند زمان‌بندی نصب را خودشان مدیریت کنند. تحویل از انبار، انعطاف بیشتری در برنامه‌ریزی ایجاد خواهد کرد، اما مسئولیت حمل سالم تجهیزات تا محل نمایشگاه را نیز به غرفه‌دار منتقل می‌کند.

روش‌های دسترسی به خدمات پشتیبانی در زمان نمایشگاه

در طول برگزاری نمایشگاه، دسترسی به پشتیبانی فنی اهمیت زیادی دارد؛ چرا که هر اختلال کوچک می‌تواند روی تجربه مخاطب تاثیر بگذارد. شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات اجاره تجهیزات غرفه راه‌های ارتباطی مشخصی مانند تماس مستقیم با تیم فنی یا حضور نیروهای پشتیبان در محل نمایشگاه در نظر می‌گیرند؛ این پشتیبانی باعث خواهد شد تا در صورت بروز مشکل، اصلاحات لازم بدون وقفه و با کمترین اختلال انجام شود.

تفاوت اجاره تجهیزات غرفه با ساخت غرفه

وقتی برنامه‌ریزی برای حضور در نمایشگاه شروع می‌شود، یکی از تصمیم‌های تعیین‌کننده انتخاب بین اجاره تجهیزات غرفه و ساخت غرفه است؛ انتخابی که فقط به ظاهر غرفه محدود نمی‌شود و مستقیما روی هزینه‌ها، زمان اجرا و حتی نوع تعامل با مخاطب اثر می‌گذارد. هر کدام از این دو مسیر منطق خاص خودشان را دارند و بسته به شرایط برند می‌توانند انتخاب درستی باشند. جهت روشن‌تر شدن منطق این دو رویکرد و قابل‌اتکاتر شدن تصمیم نهایی، لازم است جزئیات اجرایی آن‌ها با نگاه مقایسه‌ای و شفاف بررسی شود.

اجاره تجهیزات غرفه توسط چه مجموعه‌هایی انجام می‌شود؟

اجاره تجهیزات غرفه معمولا توسط مجموعه‌هایی انجام می‌شود که فراتر از تامین چند آیتم فیزیکی، درک عملی از فضای نمایشگاه، محدودیت‌های اجرایی و منطق حضور برند دارند و می‌دانند هر تصمیم کوچک چگونه بر نتیجه نهایی اثر می‌گذارد؛ در این میان، مجموعه معمارانه با رویکردی مسئله‌محور وارد فرآیند اجاره می‌شود و تجهیزات را نه به‌عنوان یک سرویس از پیش‌تعریف‌شده، بلکه به‌عنوان بخشی از یک راهکار اجرایی منسجم می‌بیند؛ رویکردی که بر پایه شناخت متراژ غرفه، نوع رویداد و هدف حضور برند شکل می‌گیرد و با پیشنهاد دقیق تجهیزات، زمان‌بندی قابل اتکا و پشتیبانی حین اجرا، ریسک‌های اجرایی را کاهش می‌دهد. همین هماهنگی میان طراحی غرفه، تجهیزات و شرایط واقعی نمایشگاه است که باعث خواهد شد تا اجاره تجهیزات با معمارانه به تجربه‌ای ساده‌تر، قابل پیش‌بینی‌تر و حرفه‌ای‌تر برای غرفه‌دار تبدیل شود.

علاوه بر اجاره تجهیزات، ما خدمات دیگری همچون تبلیغات نمایشگاهی و مشاوره نمایشگاهی را نیز ارائه می‌دهیم تا تمام مراحل حضور شما در نمایشگاه، از طراحی تا بازاریابی، به‌صورت یکپارچه و حرفه‌ای مدیریت شود.